Aktenverwaltung

Der einzelnen (per Mausklick angelegten) Akte eines Kunden können Sie Behörden, Gerichte und sonstige Beteiligte (Vertragspartner, Käufer, Sachverständige, etc.) zuordnen. Als webbasiertes, verlinktes System können Sie so aus der Akte heraus per Mausklick immer sofort auf alle erfassten Adress- und Kommunikationsdaten aller Beteiligten zugreifen. Falls etwas fehlt, können Sie diese beliebig ergänzen.

Im System hinterlegt ist eine komplette Datei aller Gerichte (mit Instanzenzug) und Staatsanwaltschaften sowie Finanzämter in Deutschland – deren Zuständigkeit Sie nach Postleitzahl ermitteln können.

Gestalterische Freiheit

Ihre Akte gestalten Sie dabei selbst. Über eine flexibel gestaltbare und frei zu bezeichnende Ordner- und Unterordnerstruktur bestimmen Sie Inhalt und Struktur Ihrer Akte nach Ihren Bedürfnissen (Schriftwechsel mit Kunde, verschiedenen Abteilungen oder Ansprechpartner, externen Beteiligten, Behörden etc.). Damit Sie sich sicher und intuitiv in Ihrer Akte bewegen!

Sämtlichen Schriftwechsel, Notizen und E-Mails erledigen Sie direkt aus der Akte heraus. Und wenn Sie in Besprechungen handschriftliche Notizen bevorzugen – kein Problem: einfach hinterher scannen und ablegen. Und schon steht Ihnen auch das digital zur Verfügung (ebenso übrigens wie Fotos von Skizzen, Plänen, Immobilien,…)

Auftragsparameter

In eigenen administrativen Ordnern erfassen Sie ggf. abweichend vereinbarte Stundensätze, Vollmachten und Vergütungsvereinbarungen sowie Ihre Zeiten und die der Mitarbeiter. Alles andere macht dann die Faktura! Die natürlich auch die Ausgangsrechnungen in der Akte ablegt und Ihnen im Anschluss anzeigt, ob die Rechnung auch bezahlt wurde …

Und natürlich können Sie in UB-Contiss Ihre Vorlagen einpflegen, so dass diese auf Abruf an der richtigen Stelle zur Verfügung stehen!

Das alles wird abgerundet durch ein Wiedervorlagen- und Fristensystem, dass Sie automatisch per E-Mail täglich an anstehende Aufgaben erinnert. Natürlich verlinkt – so dass Sie aus der E-Mail per Mausklick auf die Wiedervorlage und von dort auf den verknüpften Sachverhalt kommen. Haben Sie die Aufgabe erledigt, verlinken Sie die Erledigung ebenfalls mit der Wiedervorlage, so ist später nachvollziehbar, was wann durch wen erledigt worden ist. Die Arbeit ist damit optimal dokumentiert.

Und nicht vergessen

UB-Contiss versioniert und historisiert. Es wird damit immer erfasst, wer eingeloggt war und wer was gemacht hat. Damit sind zwei Sätze in Ihrem Unternehmen Geschichte:

  • Das habe ich nicht gewusst
  • Das bin ich nicht gewesen